ATS staat voor Applicant Tracking System. Het is een software waarmee organisaties hun wervingsproces en relatie met potentiële kandidaten effectief én efficiënt kunnen beheren. Maar hoe stel je een goed ATS-systeem in?
1. Je eigen wervingsproces staat centraal, niet de techniek.
Om een goed wervingsproces op te zetten moet een recruitmentsysteem centraal staan, een recruitmentsysteem ondersteunt namelijk het wervingsproces. Het is daarom belangrijk dat je eerst je wervingsproces goed op de rit hebt, voordat je je gaat focussen op de volgende stap, zoals het zoeken van potentiële leveranciers. Het is van groot belang dat de processen gedetailleerd gedocumenteerd en beheerd worden en er een projectplan wordt opgezet, waarvan duidelijk is welke taken en verantwoordelijkheden hierbij horen. Zodat alle processen goed en flexibel verlopen en er geen problemen ontstaan in het proces van vacaturehouder tot HRM-adviseur of van vacaturetekst tot arbeidsvoorwaardengesprek.
2. Een multidisciplinaire werkgroep samenstellen.
Om het binnen een organisatie soepel te laten verlopen is het belangrijk om intern duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor wat. Denk aan HR/Recruitment die eigenaar is van het project, een afgevaardigde van (arbeidsmarkt)communicatie en ICT. Op dit moment is het zo dat veel recruitmentsystemen webbased zijn, maar het blijft belangrijk om lokaal een koppeling te maken tussen deze verschillende componenten. Het komt namelijk vaak voor dat er mensen moeten meewerken met het recruitmentsysteem, het is dan belangrijk dat zij weten dat er een vertegenwoordiger is aangewezen naar wie zij kunnen gaan met eventuele vragen.
3. Schrijf een brief/request for proposel.
Het is van belang om een duidelijke en heldere brief/request for proposel te schrijven waarin je je proces uiteenzet en waarin je de technische en functionele wensen/eisen beschrijft waaraan het recruitmentsysteem moet voldoen. Wil je vacatures kunnen posten op internet en intranet, moet er zowel centraal als decentraal mee gewerkt kunnen worden, stel vast welke rapporten je wil kunnen uitdraaien voor de nodige stuur- en kerngetallen, zou je een koppeling met het HR-informatiesysteem willen etc. Je kiest vervolgens een selectie van 3 tot 5 leveranciers waar je een voorstel van wilt hebben en je stuurt je briefing door naar deze selectie. Zorg ervoor dat je leveranciers selecteert die zich specifiek richten op jouw type organisatie.
4. Nodig op basis van het eerste voorstel drie leveranciers uit.
Na een heldere en duidelijke briefing gestuurd te hebben kan je een aantal voorstellen terugverwachten. Kies hiervan een top drie van leveranciers die het best passende voorstel aanbieden. Tijdens de bespreking met de leverancier moeten drie dingen goed naar voren komen, er moet duidelijk uitgelegd worden hoe het recruitmentsysteem goed aansluit bij het wervingsproces, er moet een demo gegeven worden en er moet sprake zijn van een klikfactor. Deze klikfactor lijkt in dit rijtje niet het meest belangrijke element, maar dat is het wel. Je gaat een samenwerking aan voor een langere tijd, het is dus van belang dat er een connectie is tussen jullie twee.
5. Oriënteer je bij collega-werkgevers.
Om een goed beeld te krijgen van recruitmentsystemen en de ervaringen van de gebruikers te horen, is het een goed idee om langs te gaan bij collega-werkgevers. Je kan samen met hen ervaringen uitwisselen over recruitmentsystemen in het algemeen of over een specifieke leverancier. Denk hierbij niet alleen aan collega-werkgevers binnen de branche maar denk ook aan opties buiten de branche.
6. Ontwikkel een formeel communicatieplan.
Niet iedereen zal blij zijn met deze verandering, dus wees erop voorbereid dat je weerstand kan verwachten bij het implementeren van het recruitmentsysteem. Het is daarom slim om een formeel communicatieplan op te stellen en goed aan te houden gedurende het gehele project. Het is belangrijk om formele en informele teamvergaderingen te houden, waarin je kan aankaarten hoe dit recruitmentsysteem de organisatie verder helpt. Dit project zorgt voor verbeteringen zowel voor het recruitmentproces als voor de kandidaten en het bedrijf zelf.
7. Stel vooraf vast welke rapporten en statistieken je wil delen en verzamelen.
Denk na over het soort rapporten die u wilt uitvoeren voor elke fase en begrijp welke gevolgen een configuratie heeft op die rapportages. Een gunstig aspect van het recruitmentsysteem is dat deze het recruitmentproces meetbaar, duidelijker en overzichtelijker maakt.
8. Test het systeem grondig.
Neem ruim de tijd om het systeem te testen voor de live-gang. De einduitkomst zal aanzienlijk beter zijn hierdoor, kijk zowel vanuit een technisch als een functioneel oogpunt. Een goede basis is van belang het is daarom een aanrader om voor een gefaseerde roll-out te kiezen in plaats van een big bang. De gefaseerde roll-out kan namelijk voor verschillende gebruikers en/of functionaliteiten gebruikt worden.
9. Blijf zelf verantwoordelijk over de opleidingsstrategie.
Zorg dat je zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoet, zo blijf jij de overhand houden en word je niet te afhankelijk van je leverancier. Het is dan ook makkelijker om zelf trainingen op maat te maken en aan te passen om ze vervolgens aan te bieden op een later moment.
10. Ontwikkel een gedegen projectmatige aanpak.
Een belangrijk aspect in dit proces is het hebben van een ervaren projectmanager die alle kneepjes van het vak kent. Een ruime ervaring op het gebied van recruitment, projectmanagement vaardigheden en ICT is vereist voor de keuze en implementatie van een recruitmentsysteem. Denk aan de volgende werkzaamheden; workflow moeten herschreven of beschreven worden, er moeten technische en functionele eisen gesteld worden, integratie met een website moet gerealiseerd worden, er moeten formulieren en brieven ingevoerd worden, gebruikers moeten getraind worden etc.
