Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich sneller thuis voelen, weten wat er van hen wordt verwacht en met vertrouwen aan de slag gaan. Maar hoe richt je zo’n onboarding goed in?
Een nieuwe collega binnenhalen is één ding. Zorgen dat diegene zich vanaf het eerste moment welkom, betrokken en onderdeel van de organisatie voelt, is minstens zo belangrijk. Met deze 7 onboarding tips maak je van een eerste werkdag een sterke start.
Wat is onboarding en waarom is het belangrijk?
Onboarding is het proces waarin je nieuwe medewerkers wegwijs maakt binnen hun functie én organisatie. Dat begint niet pas op de eerste werkdag en stopt ook niet zodra iemand weet waar de koffie staat. Een goede onboarding helpt een nieuwe collega om de organisatie, cultuur, werkwijze, collega’s en verwachtingen te leren kennen.
Daarmee is onboarding een belangrijk onderdeel van de employee journey. Tijdens het recruitmentproces vertel je kandidaten waarom ze bij jouw organisatie moeten komen werken. Tijdens de onboarding moet die belofte ook daadwerkelijk voelbaar worden.
Is er tijdens de sollicitatieprocedure veel aandacht en persoonlijk contact, maar ontvangt iemand na het tekenen van het contract wekenlang niets meer? Of presenteer je jezelf als informele organisatie, terwijl de eerste werkweek vooral uit formulieren en processen bestaat? Dan ontstaat er al snel een verschil tussen verwachting en werkelijkheid.
Een goed onboarding proces helpt nieuwe medewerkers sneller hun weg te vinden, vergroot de betrokkenheid en draagt bij aan het behoud van medewerkers. Reden genoeg om het niet aan het toeval over te laten.
1. Begin al vóór de eerste werkdag
Het contract is getekend. Mooi! Maar vervolgens drie weken niets van je laten horen? Dat is een gemiste kans. De periode tussen het tekenen en de eerste werkdag is juist hét moment om enthousiasme vast te houden.
Deze fase noemen we ook wel preboarding. Stuur bijvoorbeeld alvast een welkomstbericht vanuit het team, praktische informatie over de eerste werkdag of een korte video waarin collega’s zich voorstellen. Is er binnenkort een teamuitje of borrel? Nodig je nieuwe collega dan alvast uit.
Je hoeft iemand niet direct te overspoelen met informatie. Het doel is vooral om te laten merken: we kijken uit naar je komst.
2. Maak een duidelijk onboarding programma
Een goede onboarding ontstaat niet vanzelf. Bepaal daarom vooraf wat een nieuwe medewerker in de eerste dagen, weken en maanden moet weten, leren en ervaren.
Maak bijvoorbeeld een onboarding programma voor de eerste 30, 60 en 90 dagen. Welke systemen moet iemand leren kennen? Met welke collega’s is een kennismaking belangrijk? Welke doelen horen bij de eerste periode? En wanneer plannen jullie evaluatiemomenten?
Zorg daarbij voor een goede balans. Acht kennismakingsgesprekken en vijf handleidingen op dag één zijn misschien efficiënt gepland, maar waarschijnlijk niet effectief. Geef nieuwe medewerkers de tijd om informatie te verwerken en daadwerkelijk te landen.
“Een goede onboarding begint waar recruitment eindigt: bij het waarmaken van de verwachtingen die je tijdens het wervingsproces hebt gecreëerd.”
3. Zorg dat alles klaarstaat
Het klinkt eenvoudig, maar juist de praktische zaken bepalen voor een groot deel hoe iemand zijn of haar eerste werkdag ervaart.
Een laptop die nog besteld moet worden, accounts die niet werken of een team dat niet weet dat er een nieuwe collega begint: het geeft niet bepaalt het gevoel dat iemand wordt verwacht.
Regel daarom vooraf de werkplek, apparatuur, accounts, toegang tot systemen en andere praktische zaken. Informeer ook het team over de komst van de nieuwe medewerker.
Een klein detail kan daarbij veel doen. Een persoonlijk kaartje, een welkomstpakket of simpelweg een collega die bij binnenkomst klaarstaat, maakt de eerste werkdag direct persoonlijker.
4. Laat je werkgeversmerk terugkomen in de onboarding
Je employer brand stopt niet zodra een kandidaat ‘ja’ zegt. Juist tijdens de onboarding krijgt een nieuwe medewerker de kans om te ervaren of het beeld uit het recruitment proces klopt.
Vertel daarom niet alleen wat jullie doen, maar laat ook zien wie jullie als organisatie zijn. Waar staan jullie voor? Hoe werken jullie samen? Welke verhalen, tradities of gewoontes horen bij de organisatie?
Maak dit concreet. Laat nieuwe medewerkers kennismaken met verschillende teams, deel verhalen van collega’s of neem iemand mee in projecten waar jullie trots op zijn.
Zo wordt onboarding meer dan alleen nieuwe medewerkers inwerken. Het wordt een eerste echte kennismaking met jullie werkgeversmerk.
5. Geef iedere nieuwe medewerker een buddy
Voor bestaande medewerkers zijn veel dingen vanzelfsprekend. Voor iemand die net binnenkomt, zijn ze dat niet.
Wie moet je hebben als je ergens niet uitkomt? Waar vind je bepaalde informatie? Hoe gaat de lunch meestal?
Een buddy verlaagt de drempel om dit soort vragen te stellen. Kies bij voorkeur iemand die toegankelijk is, de organisatie goed kent en voldoende tijd heeft om de nieuwe collega op weg te helpen.
Een buddy hoeft daarbij niet hetzelfde te zijn als een leidinggevende. Juist een collega bij wie iemand ook met de kleine vragen terecht kan, voegt veel waarde toe.
6. Plan regelmatig check-ins
Vraag niet pas tijdens het einde van de proeftijd hoe het gaat. Plan vanaf het begin korte momenten waarop je bewust stilstaat bij de ervaring van de nieuwe medewerker.
Hoe waren de eerste dagen? Is duidelijk wat er van iemand wordt verwacht? Mist er nog informatie? Hoe verloopt het contact met het team? En komt de functie overeen met het beeld dat tijdens de sollicitatieprocedure is ontstaan?
Door regelmatig feedback te vragen, kun je sneller bijsturen. Bovendien levert de waardevolle informatie op om het onboarding proces voor toekomstige medewerkers verder te verbeteren.
Maak onboarding dus niet alleen iets wat je voor nieuwe medewerkers bedenkt, maar vooral iets wat je mét hen blijft ontwikkelen.
7. Zie onboarding als een proces van meerdere maanden
Na vier weken weet iemand waarschijnlijk hoe de processen eruit zien, waar de lunch staat en welke collega waarvoor verantwoordelijk is. Maar dat betekent nog niet dat iemand volledig is geland.
Nieuwe medewerkers hebben tijd nodig om hun functie eigen te maken, relaties op te bouwen en de organisatie echt te leren kennen. Laat je onboarding programma daarom minimaal de eerste paar maanden doorlopen.
Plan bijvoorbeeld na 30, 60 en 90 dagen een uitgebreider gesprek. Kijk niet alleen naar prestaties, maar ook naar verwachtingen, ontwikkeling, samenwerking en werkplezier.
Daarmee voorkom je dat belangrijke twijfels of behoeften pas aan het licht komen wanneer iemand alweer naar een volgende baan kijkt.
Goede onboarding helpt talent behouden
De beste onboarding tips draaien uiteindelijk niet om een perfect draaiboek of een indrukwekkend welkomstpakket. Ze draaien om aandacht.
Laat merken dat iemand wordt verwacht. Maak duidelijk wat er van de nieuwe medewerker wordt gevraagd. Zorg voor persoonlijke begeleiding en blijf ook na de eerste weken geïnteresseerd in hoe het gaat.
Want recruitment stopt niet bij het tekenen van een contract. De ervaring die daarna volgt, bepaalt mede of iemand zich daadwerkelijk aan jouw organisatie wil verbinden.
Van de juiste mensen vinden naar de juiste mensen behouden
Een sterke onboarding begint natuurlijk met het aantrekken van mensen die bij jouw organisatie passen. Recruitment NOW helpt organisaties om talent te bereiken, overtuigen én duurzaam aan zich te binden.
Van recruitment en arbeidsmarktcommunicatie tot Employer Branding: samen zorgen we ervoor dat de verwachtingen die je tijdens de werving creëert ook aansluiten bij de ervaring binnen jouw organisatie.
Klaar om niet alleen nieuwe medewerkers te vinden, maar ze ook vanaf het eerste moment aan je organisatie te binden? Ontdek wat Recruitment NOW voor jouw recruitment kan betekenen.
