De eerste werkdag is een spannend moment voor nieuwe medewerkers. Ze worden overspoeld met informatie, kennismakingen en nieuwe indrukken. Niet alleen de medewerker moet direct aan de slag, maar ook jij als werkgever. Je wilt tenslotte dat het talent dat je hebt binnengehaald zo snel mogelijk zijn of haar plek binnen de organisatie vindt. Is jouw onboarding goed ingericht? Dan maak je samen een vliegende start! In deze blog delen we onze beste onboarding tips & tricks!

Wat is onboarding?

Onboarding is het proces waarbij een organisatie nieuwe werknemers laat kennismaken met het bedrijf. In deze eerste fase krijgt de nieuwe werknemer alle nodige informatie en begeleiding. Onboarding gaat verder dan het aanwijzen van de werkplek en een voorstelrondje met het team. Het gaat ook over de bedrijfscultuur, de visie en missie, samenwerking met collega’s en talentmanagement.

Onboarding heeft als eerste doel om medewerkers genoeg informatie en hulp te bieden zodat ze hun nieuwe functie goed kunnen uitoefenen. Ten tweede is het van belang dat de medewerker een intrinsieke motivatie ontwikkelt om zich in te zetten voor de organisatie. Zowel werknemers als jouw organisatie hebben dus profijt van een goed inwerktraject.

De voordelen van onboarding

Een goede onboarding brengt heel wat voordelen met zich mee, zowel voor de werknemer als de werkgever. Een aantal van de belangrijkste voordelen van een goede onboarding zijn:

1.   Waarborg productiviteit en kwaliteit

Door het efficiënt inrichten van het onboardingsproces zorg je dat de werknemer snel kan opstarten. Het bijbrengen van de nodige kennis en kunde en het bieden van voldoende begeleiding leidt tot goede resultaten.

2.   Behoud talent

50% van het personeel besluit in het eerste halfjaar of ze voor een organisatie blijven werken. Een goed inwerktraject is dus essentieel, omdat dit zorgt voor binding tussen talent en jou als werkgever.

3.   Krijg ambassadeurs

Een goede onboarding draagt positief bij aan je employer brand. Werknemers weten precies waar ze aan toe zijn, wat de bedrijfscultuur is en krijgen een band met collega’s. Medewerkers die goed worden begeleid en daadwerkelijk worden gezien, zullen dit maar al te graag doorvertellen.

4.   Bespaar kosten

Heb je een gebrekkige onboarding? Dan vergroot je de kans dat werknemers vroegtijdig vertrekken. In dit geval moet je de openstaande functie weer invullen en opnieuw wervingskosten maken. Met een goede onboarding kan je deze kosten voorkomen.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Starten er binnenkort één of meerdere nieuwe medewerkers? Wij zetten 7 tips op een rij zodat jouw inwerkprogramma op rolletjes verloopt.

1.   Start vóór de eerste werkdag

Tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag zit vaak een aantal weken. In deze periode wil je de nieuwe collega enthousiast houden over de functie en het bedrijf. Het is dus belangrijk dat je al vóór de eerste werkdag start met de onboarding.

Stuur bijvoorbeeld informatie over de cultuur, visie en waarden. Zijn er interessante nieuwtjes, dan kan je deze ook al delen. Komt er een borrel of bedrijfsuitje aan? Dan is dit een leuk moment om de nieuwe collega alvast kennis te laten maken met het team.

2.   Denk na over de inhoud

Een goede onboarding bedenk je niet in de eerste werkweek. Maak vooraf een duidelijk plan over wat de nieuwe medewerker moet weten over het bedrijf, in welke fase wat gebeurt en wie verantwoordelijk is. Hoe meer van tevoren is bedacht en klaar staat, hoe soepeler het proces verloopt en hoe professioneler je overkomt.

Naast de standaard informatie die iedere nieuwe medewerker ontvangt, zal een groot deel van de onboarding afhangen van de functie. Ga dus na welk inwerkprogramma passend is bij de functie en hoe dit wordt aangevlogen. Alleen op deze manier zal de medewerker snel aan de slag kunnen gaan.

3.   Doe het samen

Een goed en efficiënt onboardingsprogramma komt niet tot stand door één iemand. Met andere woorden, je legt deze taak niet neer bij de hiring manager in de hoop dat hij of zij er wat leuks van maakt. Iedereen moet ‘aan boord’ zijn en weten wat er van hem of haar wordt verwacht als de nieuwe werknemer start. Uiteraard is het wel verstandig om de verantwoordelijkheid bij één afdeling te leggen die het overzicht kan houden, zoals HR.

4.   Laat zien wie je bent

De nieuwe collega leert jouw bedrijf het beste kennen door hem of haar veel te laten zien van het bedrijf. Breng de verschillende onderdelen die jij belangrijk vindt gefaseerd onder de aandacht. Hiermee kan je al starten vóór de eerste werkdag (zie punt 1).

De informatie over het bedrijf, boeiende projecten, succesvolle klantcases etc. kan je verzamelen op één centrale plaats, zoals het intranet. Zo kan de nieuwe werknemer de informatie altijd terugvinden. Stuur niet alleen de link van deze pagina, maar vertel in geuren en kleuren over het bedrijf. Op deze manier zal de nieuwe collega jullie enthousiasme sneller overnemen en een echte fan worden van jouw employer brand.

5.   Kies een buddy uit

Wat vanzelfsprekend kan zijn voor werknemers die al een tijdje werken in het bedrijf, hoeft niet vanzelfsprekend te zijn voor nieuw personeel. Het is aan het begin van een nieuwe baan altijd even uitzoeken waar je informatie kan vinden en bij wie je terecht kan met welke vraag. Daarom is het fijn als de nieuwe werknemer een buddy krijgt toegewezen. Deze fungeert als persoonlijke coach waar je terecht kan voor uiteenlopende vragen. Een buddy bespaart de werknemer en het team veel tijd.

6.   Vraag naar feedback

Het is belangrijk om niet alleen informatie te zenden, maar ook om feedback van de nieuwe medewerker te vragen. Wacht hiermee niet tot de proeftijd is verlopen, maar doe dit al tijdens de eerste weken. Zo geef je de medewerker de kans om ervaringen en prangende vragen te delen.

Hoe meer je communiceert met elkaar in het begin, hoe sneller de werknemer zich thuis zal voelen. Bovendien is het belangrijk dat de manager en het team de nieuwe medewerker ook goed leren kennen, en zo’n feedbackmoment is daar zeer geschikt voor.

7.   Stop niet na een maand

Vaak wordt de fout gemaakt dat na één maand de onboarding ongeveer stopt. Natuurlijk weet de nieuwe werknemer dan waar de vergaderzalen zijn en bij wie je moet zijn voor vragen, maar werkinhoudelijk draait hij of zij nog maar een paar weken mee. Zorg er dus voor dat de nieuwe werknemer de maanden erna extra begeleiding krijgt.

Blijf ook in deze periode continu vragen naar feedback. Je wilt namelijk voorkomen dat de verwachtingen die de nieuwe medewerker had van de functie niet overeenkomen met de werkelijkheid, en je dit pas hoort als hij of zij vertrekt.

Vind jouw nieuwe medewerkers met Recruitment Now

Het aantrekken en behouden van talent kan een uitdaging zijn. Heb je extra hulp nodig op jouw recruitmentafdeling? Onze specialisten springen bij. Of het nu gaat om het werven van nieuwe collega’s, het opzetten van een goede onboarding of het creëren van een sterk werkgeversmerk. We maken samen impact op jouw recruitment. Neem dus vandaag nog contact op met Recruitment Now.