Als je als recruiter leeft in de waan van de dag en geen duidelijk geformuleerde recruitmentstrategie hebt, dan is de vraag van de manager in het voorbeeld hierboven jouw prioriteit voor de komende weken.

Want dit gebeurt er: er komt een positie vrij binnen het bedrijf en deze moet het liefst op korte termijn vervuld worden. Je stelt een vacature tekst op (of je pakt een reeds bestaande en past die, waar nodig, aan). Je probeert eerst zelf de juiste kandidaat te vinden, maar je komt er snel achter dat je er toch hulp bij nodig hebt van een extern bureau. Zit je echt omhoog, dan ga je zelf ook nog zoeken op LinkedIn. Hoera! Er reageren veel kandidaten en met enkelen heb je gesprekken. Totdat je de juiste kandidaat voor de positie hebt gevonden, wordt deze werkwijze herhaalt. Maar ben je dan eigenlijk niet te laat als je pas begint met werven op het moment dat een vacature al vacant is?

De naam zegt het al, Ad hoc recruitment betekent grofweg dat je ad hoc aan de slag gaat, dat wanneer een positie vrijkomt alles in het teken staat om snel de juiste kandidaat te vinden. De kans is zeer groot dat juist externe bureaus heel snel die ene perfecte kandidaat aan je voorstellen. Zij beschikken namelijk over een netwerk en/of database van kandidaten die beschikbaar zijn en daardoor kunnen zij snel schakelen.

Hoe te beginnen met strategisch recruitment

“Ah oké, klinkt interessant. Maar hoe start ik dan met strategisch recruitment?”

Wat belangrijk is, is dat je begint met het opstellen van doelen. Deze doelen integreer je idealiter met de bedrijfs- en HR-doelstellingen. Is het bedrijf van plan een flinke groei te maken voor het komende jaar? Dan is je doelstelling om, eventueel samen met de HR manager, te kijken naar de kwaliteiten en competenties die een (nieuwe) medewerker nodig heeft en waarmee je die groei daadwerkelijk te kunnen verwezenlijken.

1. Wat zijn de behoeftes?

Als recruiter doe je er verstandig aan te weten wat er speelt binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld de
in-, door- en uitstroom, langdurig ziekteverzuim, toekomstplannen etc. Op basis van deze data kun je een goede inschatting maken van het aantal vacatures dat komt, en dus het aantal mensen dat je kunt verwelkomen binnen het bedrijf. Data is dus zeer belangrijk voor strategisch recruitment.

Heb je ieder jaar in een bepaalde periode personeel tekort? Dan is het raadzaam de werving al een aantal maanden daarvoor op te starten. Werk met recruitment marketingcampagnes, zeker in een krappe arbeidsmarkt is dit dé manier om talent werkzoekende te bereiken. Door te anticiperen op wat komen gaat, kun je besparen op de fees die externe bureaus rekenen. Geld dat je kunt investeren in het tijdig inwerken van de juiste mensen, waardoor de werkdruk bij de huidige medewerkers wordt verlaagd. En als sneeuwbaleffect gaat de medewerkerstevredenheid omhoog. Win-win, niet?

Wil je nog meer toegevoegde waarde leveren? Ga dan eens in gesprek met HR, directie of (lijn)managers. Met hen kun je een strategische personeelsplanning (SPP) maken om precies te weten wanneer zij nieuwe medewerkers nodig hebben en aan welke kwaliteiten en competenties zij moeten voldoen. Aan de hand hiervan maak je een content kalender die je koppelt aan je recruitment marketing activiteiten.

2. Data

Naast deze data, is het ook goed te weten wat er gebeurt voordat een kandidaat kenbaar maakt interesse te hebben in de openstaande vacature. Als je je vacature hebt gekoppeld aan bijvoorbeeld een Google Analystics tag, kun je zien waar kandidaten naar kijken, wat ze lezen, hoeveel tijd ze op de site doorbrengen en op welke links ze klikken. Met deze gegevens kun je winst behalen door, waar nodig, aanpassingen door te voeren. Je weet immers wat kandidaten al dan niet aanspreekt en zo trek je nog betere kandidaten aan.

3. Recruitmentsysteem

Met een recruitmentsysteem automatiseer je een groot deel van je recruitmentproces. Het houdt data bij en je kunt veel stappen (zoals vacatures aanmaken, kandidaten uitnodigen, afwijzen, mailen etc.) automatiseren. Zijn er kandidaten die interessant zijn, maar waar voor nu nog geen plaats is binnen het bedrijf? In het systeem houd je bij wanneer er contacten zijn geweest en kun je deze kandidaten benaderen wanneer er een vacature beschikbaar is.

Allemaal leuk en aardig, maar hoe creëer ik draagvlak voor strategisch recruitment?

Als je een grote hoeveelheid wervingsprocedures hebt lopen, die het liefst gisteren dan vandaag zijn afgerond, is het voor te stellen dat strategisch recruitment niet je eerste prioriteit heeft.

Daarom is het verstandig draagvlak te creëren in je bedrijf. Zet een projectgroep op en betrek hierbij alle stakeholders, zoals HR, (lijn)managers, marketing en finance, zodat je precies weet wat er speelt en zij weten waar ze jou voor kunnen inzetten.

En ja, strategisch recruitment kost tijd, maar het levert je uiteindelijk tijd en geld op als het goed wordt aangepakt. Want hoe langer het duurt voor je de juiste kandidaat hebt gevonden, hoe meer een wervingsprocedure kost. Je bespaart veel doordat je niet of nauwelijks externe bureaus hoeft in te schakelen.

Zoals eerder genoemd, is strategisch recruitment een win-winsituatie voor elk bedrijf. En nog belangrijker, dit geldt ook voor je medewerkers. Daarnaast heb je overzicht, vacatures worden sneller vervuld en er is – als je het goed doet – altijd een groep kandidaten voor in de toekomst. Wil jij ook snel aan de slag en je werk efficiënter uitvoeren? We vertellen je graag meer over hoe je strategisch recruitment kunt invoeren binnen jouw bedrijf.